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Pourquoi Evernote est si fantastique ?

Par le

Evernote, est un service en apparence très connu de tous, mais peu nombreux sont ceux qui en connaissent véritablement le potentiel.

La promesse : le même espace de travail, partout

Evernote est aujourd’hui sur quasi tous les supports, ce qui permet de retrouver ses notes, de les éditer et d’en prendre de nouvelles depuis n’importe où, y compris depuis un navigateur (où l’interface est devenue récemment plutôt sexy)

Quelle que soit sa machine, on retrouve une expérience quasi-identique.

Sur iOS, l’app avait adopté le flat design le jour même de la sortie d’iOS 7 et c’était plutôt réussi et élégant. Evernote était encore une fois pionnier avec iOS 8 en offrant l’un des premiers widget du centre de notification.

Mac OS n’est pas en reste car l’application a adopté depuis peu, le look de Yosemite.

Des clients sont aussi disponibles sur Windows, Android, Blackberry et même sur la montre Pebble…

À quoi ça sert ?

C’est la question qui revient toujours à propos d’Evernote qui est souvent présenté, peut être à tort, comme une usine à gaz.

Au final, cette question n’a pas réellement de réponse puisque c’est à chacun de s’approprier l’outil et d’y trouver ses propres usages. Nul besoin d’être effrayé par le nombre de fonctionnalités puisqu’il n’est pas du tout nécessaire de toutes les utiliser.

L’assimilation se fait généralement progressivement en trouvant d’abord un usage pour se familiariser avec les fonctionnalités, pour ensuite étendre son utilisation à d’autres usages. C’est tout le charme du service, chacun en fait ce qu’il veut, certains ne l’utiliseront que pour un usage très précis (ex : archiver des factures), tandis que d’autres y consigneront presque toute leur vie numérique.

Cet article n’a donc évidement pas vocation à être exhaustif sur ce qu’il est possible de faire avec Evernote (cette question est si vaste qu’il existe des ebooks dédiés à la question), mais plutôt de vous offrir un large aperçu des possibilités offertes par le service.

Présentation du service

Les interfaces varient sensiblement d’un support à l’autre, mais les fonctions qui forment le coeur d’Evernote sont toujours les mêmes, seulement l’application essaye de s’adapter à la philosophie de son support.

Evernotetripleios

Tout d’abord, c’est la possibilité de prendre des notes en y ajoutant du texte, des images, des documents mais aussi de l’audio grâce au dictaphone intégré. Attention cependant, la mise en page des notes n’est certainement pas le point fort d’Evernote, les possibilités y sont très limitées (pas de styles, des tableaux basiques…) mais l’essentiel y est tout de même.

C’est ensuite la possibilité d’annoter vos images et vos pdf avec des outils simples mais très efficaces (flèches, dessins, texte, recadrage, floutage…). Pour mettre en valeur rapidement un élément d’une photo ou d’un court pdf, c’est très pratique. En revanche pour un long document PDF, préférez le système d’annotation d’Aperçu plus adapté.

Si vous n’avez pas le courage ou pas le temps de faire un powerpoint, Evernote est doté d’un mode « Présentation » permettant presque instantanément de présenter vos notes de manière élégante.

Depuis l’application iOS vous pouvez directement scanner avec votre appareil photo un document, un post-it ou une carte de visite. La plupart des apps de scanner comme Scanbot permettent aussi d’exporter vos scans directement dans Evernote, qui vient d'ailleurs de sortir sa propre solution : Scannable qui "pivote, rogne et ajuste les images automatiquement afin que vos numérisations soient nettes et faciles à lire" 

Test scan

À gauche : la fonction scan de l'application iOS ; à droite le résultat dans la version navigateur

 

Ensuite il vous revient de classer tout ce que vous avez collecté. Deux systèmes sont à utiliser alternativement ou cumulativement : les carnets et les tags. Le carnet permet de classer des notes et d’être partagé directement (même aux non-utilisateurs). Les tags permettent quant à eux de classer plus finement les notes. Une note peut être affectée de plusieurs tags mais ne peut figurer que dans un seul carnet à la fois, c’est donc avec une utilisation intelligente des tags que tout le potentiel d’Evernote se révèle.

Quelque chose de pratique sur iOS : si vous donnez l’accès de votre calendrier à Evernote, le titre de vos notes vous sera suggéré par rapport à l’évènement en cours. Par exemple, un repas avec Tim Cook est programmé dans votre calendrier à l’heure où vous entamez une note, le titre suggéré sera « Repas avec Tim Cook + date » .

Enfin, la fonction clef d’Evernote, c’est la recherche dans ce que vous avez collecté. Même si vos notes sont mal classées, Evernote trouvera très rapidement ce que vous recherchez. De plus une fonction « Context » vous propose d’autres de vos notes, mais aussi des articles de presse (fonction encore très limitée en France) ou les profils LinkedIn en rapport avec la note que vous consultez .

En outre, il est à souligner qu’Evernote propose plusieurs fonctions collaboratives qui tendent à se développer davantage ces derniers mois. Il est par exemple possible de partager des carnets ou d’utiliser un « Workchat » pour faciliter le travail de groupe. Et si ça ne suffit pas, il existe aussi une version « Evernote Business » taillée sur mesure aux petites et moyennes entreprises.

Evernoteworkchat

Le web clipper

Grâce à une simple extension disponible sur tous les navigateurs, il est facile de collecter à peu près tout type de contenu très facilement. Plusieurs formes de collectes sont disponibles

Vous pouvez simplement vous contenter d’ajouter un « favori » dans votre Evernote, ce qui vous permettra de retrouver le lien de la page qui vous intéresse assez simplement.

Webclipper1

Ou bien, vous pouvez enregistrer le contenu d’un article : soit en reprenant le CSS de votre source, soit en utilisant une forme simplifiée. En outre vous avez la possibilité de stabiloter directement le contenu simplifié avant de l’enregistrer.

Webclipper2

Le classement du contenu collecté (carnet et tags) est automatiquement suggéré en fonction de vos habitudes, libre à vous de l’ajuster.

Autre fonctionnalité intéressante du web clipper, la présence d’un petit module dans les résultats de recherche de Google qui vous présentera 3 de vos notes en lien avec votre requête Google.

Webclipper3

L’OCR : reconnaissance optique de caractères

Lorsqu’une note contient une image, y compris dans un PDF, Evernote est capable de lire le texte contenu dans l’image. La fonctionnalité révèle tout son potentiel avec les documents scannés.

Par exemple, vous avez oublié le nom d’un thé, mais vous vous souvenez avoir pris en photo l’étiquette et qu’il y avait du citron dans sa composition. Facile, une simple recherche et en une seconde, le résultat est là.

EvernoteOCR

Premium ou pas ?

Selon Evernote, la version gratuite n'est pas seulement un aperçu du service, mais déjà une version assez complète qui pourra amplement suffire à la plupart des utilisateurs.

Pour les autres, le premium se présente sous la forme d’un abonnement mensuel de 5 EUR ou de 40 EUR par an.

Généralement les deux principales raisons qui poussent à franchir le cap du premium sont :

  • le quota d’upload de 4 Go / mois (contre seulement 60 Mo en non-premium)
  • la possibilité de sauvegarder vos notes en local pour y accéder hors ligne

Evernote premium

Il existe également un « Evernote Market », où certains articles sont accompagnés d’un ou plusieurs mois d’abonnement. Le bon plan, ce sont les Moleskines Evernote souvent en promotion sur Amazon et accompagnés de 3 mois d’abonnement. Au final c’est presque comme si le Moleskine était offert avec votre abonnement (ou inversement).

Enfin un système de parrainage permet au filleul d’obtenir son premier mois gratuitement et au parrain d’obtenir des points convertibles en abonnement, en quota de téléchargement ou en une visite du siège social d’Evernote en Californie…

Si vous désirez essayer l’offre premium un mois, vous pouvez suivre ce lien.

Exemples d’utilisations

La possibilité de mettre un rappel sur une note et de programmer une échéance permet de transformer Evernote en to-do list. Certes le confort et l’ergonomie d’une belle app spécialisée n’est nécessairement pas là, mais l’avantage est qu’en cliquant sur votre rappel, vous accédez directement au contenu sur lequel vous devez plancher.

Avec cette fonctionnalité de rappel, si l’envie vous prend de mieux manger, il est possible par exemple de faire une liste de courses motivante car très visuelle.

Evernotecourses

Aussi, en utilisant la puissance de l’OCR, prenez en photo les étiquettes de thés, vins ou bières que vous avez aimé pour les retrouver très facilement.

Dans un tout autre registre, il est possible de collecter passivement des informations grâce à IFTTT. Et là, les possibilités sont infinies : enregistrez automatiquement tous les articles mis en favoris dans votre flux rss, sauvegarder vos tweets favoris ou vos checks-in Swarm etc.

Evernote-IFTT

Vous pouvez devenir « paperless » : scannez tout vos papiers, enregistrez tous vos PDF importants et mettez y la bonne date, un tag pertinent (factures, notices, impôts etc.) et pourquoi pas une géolocalisation pour tout retrouver, partout et surtout très facilement grâce à la fonction recherche.

Conclusion

Le champ des possibles est vaste, une fois les fonctionnalités domptées, chacun peut trouver dans Evernote une multitude de façons de se simplifier la vie. L’important et d’y aller progressivement et naturellement.

La vidéo qui suit est assez révélatrice du fait que vous n'avez pas à vous adapter car vous allez plutôt adapter Evernote à vos besoins. Pour preuve des entrepreneurs, des architectes, des musiciens et biens d’autres s’en servent pour faciliter l’exercice de leurs métiers qui pourtant n’ont pas toujours grand chose en commun.

article rédigé par

Lex symbol, élève-avocat fiscaliste, geek névrosé, consomme trop de café.

@NayverM
  • Antonin Douste

    Super article, bien que je ne l’utilise pas, j’avais essayé et j’avoue que je comprenais pas trop l’intérêt mais ton article éclaircie pas mal de points, donc merci :)

  • Très bon article, il manque peut-être un paragraphe concernant la confidentialité des données ? Sont-elles cryptées sur les serveurs etc…

    • Tu as raison c’est un point important qui aurait du être abordé.

      Les conditions générales d’Evernote se veulent rassurantes puisqu’elles commencent ainsi :

      « Les 3 lois de protection des données d’Evernote
      – Vos données n’appartiennent qu’à vous
      – Vos données sont protégées
      – Vos données sont mobiles »

      De manière générale tout ce qui concerne la sécurité, y compris le cryptage est répertoriée ici : https://evernote.com/intl/fr/security/.

  • Yohan Gouiran

    C’est un bel eco-système mais j’ai eu une mauvaise expérience dans le passé : je prenais des notes sur mon iPhone, une fois chez moi, mon mac a synchronisé 10% des notes puis s’est arrêté, et en une fraction de seconde, mes notes sur l’iPhone se s’ont synchronisées avec celles du mac…. résultat j’ai perdu les 90%. Je ne sais pas si c’est récurrent où si ça a été réglé mais depuis j’ai du mal à faire confiance à Evernote. Prenez quelques précautions en tout cas !

    • A quand remonte cette mauvaise expérience ? Je l’utilise intensément depuis maintenant un et demi et je n’ai jamais perdu une seule note. Au pire j’ai eu des conflits de synchronisation (qui aboutissent à des notes en double mises à part dans un dossier « conflit de synchronisation » ).

      • Yohan Gouiran

        Je pense au moins deux ans… Je sais que c’est long mais n’ayant pas de retour sur ce problème je ne savais pas si c’était réglé ou non. La fonction de dossier « conflit de synchronisation » n’était clairement pas là en tout cas. Je devrais peut-être tester de nouveau mais je suis passé sur l’app Notability depuis, qui ressemble beaucoup (mis à part tout l’éco-système).

  • prpoub

    Top article, bravo Matthieu. C’est clair et tu présentes très bien les fonctionnalités

  • Pingback: NL43 – Guide d’utilisation d’Evernote avec des applications et des extensions | nipLife()

  • Clément Chausson

    Merci pour cet article Matthieu.
    J’ai délaissé Evernote il y a quelques temps déjà mais je vais peut être m’y remettre à la lecture de cet article.

  • Ca me donne envie d’acheter du produit Evernote ! Par contre petite coquille spottée dans l’url du « Moleskines Evernote », le tag pour le lien tracké est foiré. Il faudrait remplacer le ?tag=retboy-21 en &tag=retboy-21.

    Merci !

    • Merci pour l’url, c’est corrigé :)

  • Bravo, joli résumé de ce que peux devenir Evernote dans notre quotidien : un facilitateur de vie !
    Souvent je le conseille et le prends comme un sac à idée, je « vide » mon cerveau dans l’appli, elle saura me le rappeler plus tard !
    D’ailleurs cet article viens de passer dans Evernote !